Ủy nhiệm chi là gì? Quy trình thanh toán bằng ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi là một trong những lệnh giao dịch ngân hàng phổ biến hiện nay mà các chủ tài khoản thường hay sử dụng khi thực hiện thanh toán, chuyển tiền. Tuy nhiên, nhiều người chưa thực sự hiểu về khái niệm “ủy nhiệm chi là gì” cũng như các vấn đề liên quan đến ủy nhiệm chi giúp việc thực hiện lệnh thanh toán trở nên khó khăn. Vậy ủy nhiệm chi là gì? Những lưu ý khi tiến hành giao dịch về ủy nhiệm chi Hãy cùng OnOnPay tìm hiểu qua bài viết sau nhé!

Ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi là chứng từ thanh toán mà người trả lập lệnh thanh toán theo mẫu ngân hàng cung cấp. Dựa trên các thông tin trên ủy nhiệm chi, ngân hàng chuyển tiền từ tài khoản của người trả đến tài khoản người hưởng thụ. Như vậy, khách hàng lập ủy nhiệm chi trong trường hợp muốn thanh toán, chuyển khoản đến người nhận.

Ủy nhiệm phải điền đầy đủ thông và chính xác thông tin. Trong trường hợp ủy nhiệm chi không hợp lệ hoặc số tiền ghi trên ủy nhiệm chi vượt quá số dư trên tài khoản thanh toán của khách hàng thì ngân hàng sẽ nhanh chóng thông báo cho người lập ủy nhiệm chi, trả lại giấy ủy nhiệm chi và từ chối thực hiện lệnh chi đó nếu các bên không có thỏa thuận khác.

Có mấy loại ủy nhiệm chi?

Ủy nhiệm chi online

Ủy nhiệm chi online là mẫu ủy nhiệm chi khách hàng có thể in trực tiếp từ trên website của ngân hàng mà khách hàng thực hiện ủy quyền chi.Để sử dụng mẫu này, khách hàng chỉ cần truy cập vào website ngân hàng, điền đủ thông tin theo mẫu có sẵn, rồi in ra và ký xác nhận, sau đó mang đến ngân hàng để thực hiện lệnh chi.

Ủy nhiệm chi tại quầy

Ủy nhiệm chi tại quầy là mẫu ủy nhiệm chi có sẵn tại quầy giao dịch của ngân hàng. Khách hàng có thể đến ngân hàng để lấy mẫu ủy nhiệm chi này và viết tay các nội dung theo yêu cầu, sau đó đưa cho nhân viên giao dịch để thực hiện lệnh chi. Với những khách hàng  thường xuyên phát sinh các giao dịch cần đến ủy nhiệm chi thì ngân hàng thường sẽ cho khách hàng một quyển ủy nhiệm chi để chủ động viết nội dung trước nhằm tiết kiệm thời gian.

Ưu điểm và nhược điểm khi thanh toán ủy nhiệm chi

Ưu điểm

• Thanh toán qua ủy nhiệm chi là hình thức đơn giản, nhanh chóng 
• Quá trình thanh toán bằng ủy nhiệm chi qua nhiều khâu kiểm soát chặt chẽ, ít xảy ra sai sót.
• Thông qua ủy nhiệm chi, khách hàng thực hiện ủy quyền chi cho ngân hàng, từ đó ngân hàng trực tiếp thanh toán cho người hưởng thụ.

Nhược điểm

• Khách hàng phải chịu một khoản phí khi thực hiện thanh toán bằng ủy nhiệm chi
• Ngân hàng sẽ từ chối thanh toán trong trường hợp nội dung trên ủy nhiệm chi khách hàng lập không chính xác hoặc số tiền cần chi vượt quá số tiền trong tài khoản của khách hàng. Như vậy, có thể gây ảnh hưởng đến kế hoạch  thanh toán của khách hàng, chậm trễ thanh toán.

Nội dung có trên ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi thường có 2 liên, một liên ngân hàng lưu và một liên ngân hàng trả lại cho khách hàng sau khi đã thực hiện lệnh và ký đóng dấu đầy đủ trên ủy nhiệm chi. Khách hàng lưu giữ làm căn cứ xác nhận chi tiền.

Một ủy nhiệm chi được xem là hợp lý, hợp lệ là ủy nhiệm chi có đầy đủ các thông tin cơ bản sau:

• Chữ lệnh chi/ ủy nhiệm chi, số seri là yếu tố bắt buộc đầu tiên.
• Tiếp đến là phần họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản người trả tiền.
• Chắc chắn sẽ không thể thiếu tên, địa chỉ tổ chức, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người trả tiền.
• Tiếp theo là họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản của người thụ hưởng.
• Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người thụ hưởng.
• Số tiền thanh toán bằng chữ và số.
• Nơi và ngày tháng lập ủy nhiệm chi.
• Chữ ký của chủ tài khoản hoặc chữ ký của người được chủ tài khoản ủy quyền.
• Các yếu tố khác có liên quan do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định theo đúng pháp luật.

Quy trình thanh toán bằng ủy nhiệm chi

Quá trình thanh toán bằng ủy nhiệm chi sẽ phải trải qua các bước như sau:  

Bước 1: Lập và giao nhận ủy nhiệm chi

Khách hàng là cá nhân hoặc doanh nghiệp có nhu cầu thanh toán, chuyển khoản bằng ủy nhiệm chi lập giấy ủy nhiệm chi với đầy đủ và chính  thông tin theo yêu cầu. Sau đó, khách hàng gửi ủy nhiệm chi cho ngân hàng nơi mở tài khoản trích tiền để thực hiện lệnh chi

Bước 2: Kiểm soát ủy nhiệm chi

Ngay sau khi nhận được giấy ủy nhiệm chi từ khách hàng, ngân hàng sẽ tiến hành kiểm soát thông tin trên ủy nhiệm chi để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ. Ủy nhiệm chi không chỉ đúng mẫu biểu, đầy đủ số liên theo quy định mà nội dung ủy nhiệm chi phải được ghi đầy đủ, rõ ràng và chính xác các yếu tố cần thiết, nội dung giữa các liên phải khớp nhau, có đủ chữ ký và dấu (nếu có) của khách hàng và ngân hàng trên tất cả các liên. Chữ ký và dấu (nếu có) của khách hàng trên chứng từ phải khớp đúng với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng nơi mở tài khoản.

Đồng thời, ngân hàng sẽ kiểm tra số dư trên tài khoản thanh toán và khả năng thanh toán của khách hàng bên trả tiền.

Trong trường hợp, ủy nhiệm chi không hợp pháp, hợp lệ hoặc không được đảm bảo khả năng thanh toán thì ngân hàng báo cho bên trả tiền để chỉnh sửa, bổ sung hoặc trả lại cho bên trả tiền.

Bước 3: Xử lý chứng từ và hạch toán

Trường hợp ủy nhiệm chi của khách hàng hợp lệ, khách hàng đủ điều kiện thực hiện lệnh chi theo yêu cầu thì ngân hàng sẽ tiến hành xử lý và thực hiện lệnh. Thông thường, người hưởng thụ sẽ nhận được tiền ngay trong ngày khi ủy nhiệm chi được ngân hàng xử lý.

Lưu ý khi tiến hành giao dịch bằng ủy nhiệm chi

• Khi khách hàng thực hiện lệnh chi bằng ủy nhiệm chi cần lưu ý viết đầy đủ và chính xác nội dung trên ủy nhiệm chi. Không tẩy xóa trên ủy nhiệm chi để đảm bảo ủy nhiệm chi  hợp lệ theo yêu cầu, tránh để ủy nhiệm chi bị từ chối.
• Khách hàng trước khi thực hiện lệnh chi bằng ủy nhiệm chi cần kiểm tra số tiền trong tài khoản tại thời điểm chi phải lớn hơn số tiền cần chi để đảm bảo khoản chi được thanh toán kịp thời, đúng kế hoạch theo mong muốn của khách hàng.
• Khách hàng nên chuẩn bị trước ủy nhiệm chi bằng cách xin trước mẫu ủy nhiệm chi tại quầy hoặc sử dụng ủy nhiệm chi online và điền đầy đủ thông tin trước khi mang ra ngân hàng để tránh mất thời gian.

Như vậy, với những thông tin trên, khách hàng dễ dàng hiểu được khái niệm Ủy nhiệm chi là gì? cũng như các thông tin khác liên quan đến ủy nhiệm chi,. Hy vọng, nhờ đó khách hàng hiểu rõ và thực hiện thanh toán, chuyển khoản bằng ủy nhiệm chi một cách nhanh chóng, dễ dàng, đáp ứng được nhu cầu và kế hoạch thực hiện của mỗi khách hàng.